在稽核期間管理供應商不是要勾選合規框,而是要處理整個過程,從傳送 RFP 到控制預算和帳單。 MATTERLINQ 透過為您提供掌握一切的工具,確保資料清晰、流程順暢和智慧成本管理,使之變得簡單。
1. RFP 管理
MATTERLINQ 提供專門的 RFP(需求建議書)管理功能,以確保供應商投標過程中的透明度和合規性。
集中式 RFP 文件儲存:將所有內容放在一個地方 (投標、提案、評估標準) ,因此在您需要時易於查詢和管理。
投標流程追蹤:追蹤流程的每個步驟,從邀請到最終批准,並準備好明確的審查線索。
評估變得簡單:使用協作工具將您的團隊聚集在一起進行供應商稽核和決策,並記錄所有內容,以實現完全透明。
專業提示:
數字化的 RFP 流程為整個採購部門帶來了透明度,從頭到尾保持組織性,每個資料點都保持在一起,並可擴充套件到整個專案管理生命週期,易於追蹤。
將評估記錄和決定標記為“與稽核相關”,以便稽核師在時機到來時可以輕鬆找到它們。
使用 MATTERLINQ,您可以保持 RFP 管理無壓力,並領先稽核一步。
2. 專案和交付管理
管理供應商專案不必複雜,MATTERLINQ 可以輕鬆掌握從時間表到可交付成果的一切,同時保持流程的可追溯性。
專案規劃和目標設定:建立專案工作區,以概述供應商時間表和里程碑。
即時更新:即時追蹤供應商的進度,以確保一切按計劃進行。
交付記錄:將所有供應商的可交付成果儲存在一個地方,並使用內建的稽核工具來保持質量標準。
專業提示:
為每個專案設定任務和里程碑,以列出供應商的交付成果,並與預算付款相關聯。
開啟提醒,在里程碑之前通知責任方,以確保供應商及時完成任務。
使用MATTERLINQ,管理專案和供應商效能簡單、高效且無壓力。
3. 帳單管理和付款控制
稽核通常要求公司為供應商提供付款憑證和對賬記錄。 MATTERLINQ 的帳單管理功能幫助公司高效地處理供應商費用:
集中計費:供應商在平臺上為特定專案建立發票。
資料室:發票連結到數位交付成果,以便於追蹤,並提交到專案的資料室。
自動檢查和批准:讓 MATTERLINQ 根據合約條款和專案進度驗證發票——不再根據自定義帳單指南進行手動交叉檢查
追蹤付款進度:密切關注付款狀態(如已付款或待定),以保持清晰透明的現金流。
專業提示:
每週預先批准供應商的時間表和付款,以便在開立發票之前密切追蹤支出。
使用審查工作流程,確保每筆付款在處理前都經過仔細審查和批准。
始終在發票驗證過程中包括可交付成果,以確保有效控制專案進度。
使用 MATTERLINQ,您可以簡化計費流程,確保稽核準備情況,並保持對現金流的清晰控制——所有這些都輕鬆高效。
4. 預算管理和成本控制
MATTERLINQ 的預算工具可以輕鬆掌握供應商成本,並在稽核期間表現出明確的控制——沒有意外,沒有超支。
從一開始就設定預算:定義每個專案的預算限額,並將其與供應商合約連結起來。
即時追蹤費用:將供應商發票與您的預算相匹配,以便您可以儘早發現潛在的超支。
立即生成报告:只需點選幾下即可建立預算報告,讓稽核師(和您的團隊)瞭解情況。
專業提示:
為每個專案使用預算模板,並將支出直接與進度更新連結起來。
定期生成費用報告,以保持內外部稽核的領先地位。
使用 MATTERLINQ,預算編制簡單、透明,並且始終處於掌控之下。
5. 稽核支援功能:從資料到證據
MATTERLINQ 在保持供應商流程可追溯和稽核友善方面為您提供了保障。
一體化審查記錄:每個步驟 (文件上傳、更改、審查和付款) 都會自動記錄完整的歷史記錄。
快速生成報告:立即生成詳細的稽核報告,涵蓋從 RFP、交付到發票和預算的一切資訊。
智慧權限控制:管理訪問,以便只有合適的人,無論是供應商還是團隊成員——才能檢視敏感資料。
使用 MATTERLINQ,您可以自信地進行稽核,確保所有流程都井然有序、完全透明且安全管理。
MATTERLINQ 簡化了每個階段的供應商管理,特別是在處理稽核時。從 RFP 和專案交付到計費和預算編制,MATTERLINQ 提供簡單、透明且合規的解決方案。 透過最大限度地發揮其功能,公司可以保持稽核準備,同時建立一個更高效、更有組織的供應商管理流程,促進協作和合規性。
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